co tu

neděle 23. prosince 2012

ON: Repozitáře v paměťových institucích - ano či ne?

Handout mám sepsaný od konce listopadu, ale k editaci a žbleptnutí se dostávám až teď. Ono ostatně stejně není moc o co stát. Žádné objevy nepřináší .))


Repozitáře v paměťových institucích - ano či ne? | Archivy, knihovny, muzea v digitálním světě 2012, 29. listopadu 2012

Přednáška problematiku budování repozitářů nakousla v obecné rovině a jejím cílem bylo především vyvolat v posluchačích otázku, zda vůbec jejich instituce digitální repozitář potřebují a zda by jim mohl přinášet nějaký užitek. 

Paměťové instituce
„Knihovny, archivy, muzea, výzkumné ústavy, univerzity, jejichž cílem je ochrana a zpřístupňování dokumentů kulturního dědictví.“ [Marvanová, 2003-].

Definice z TDKIV kromě vymezení pojmu paměťové instituce také vyzdvihuje jejich hlavní činnost, tedy uchování a zpřístupňování národního kulturního dědictví, ať už analogového/fyzického či digitálního. Není to však to jediné, čím se paměťové instituce zabývají. Mezi další neméně důležité činnosti patří například  i publikační, vzdělávací a vědecká činnost, při níž vznikají nové dokumenty/zdroje informací, kterým už se tak důkladné ochrany a zpřístupňování v řadě institucí nedostává. 

Co produkují univerzity a výzkumné ústavy víme...
Velké zastoupení v produkci univerzit mají školní práce - tedy vysokoškolské kvalifikační práce, ale mohou sem patřit i semestrální, seminární práce, eseje atd. Dále jsou zde vědecké výstupy jako články, monografie, sborníky, dále konferenční materiály a také učební texty (skripta) apod.

U výzkumných a vědeckých ústavů jsou to publikované vědecké práce (články, monografie...) a dále různé výzkumné a projektové zprávy, konferenční materiály (prezentace, papery, postery) apod.

Produkce těchto dvou typů paměťových institucí je nejen odborné ale i široké veřejnosti alespoň okrajově známá.

...ale co produkují muzea, archivy, knihovny a galerie... (?)

Po zběžné analýze toho, co vzniká v paměťových institucích, nám vznikl wordcloud těchto dokumentů.

Jak bylo řečeno v úvodu, jednou z možných činností paměťových institucí je také věda a výzkum, v jejímž rámci tak vznikají publikované výstupy (články, monografie, vlastní časopisy). V případě nevýzkumných (ale i výzkumných organizací) dále vznikají polo- či nepublikované dokumenty (šedá literatura), mezi které patří např. nálezové zprávy, výroční zprávy, průvodce expozicí, katalogy výstav, metodiky, pracovní listy, dotazníky, přehledy, edukační videa apod. 

...a kam s tím?
Pro unverzity, vysoké školy a vědecké instituce je dnes již téměř standardem, že publikační činnost a produkci ukládají a často i veřejně zpřístupňují v digitálním repozitáři. U ostatních paměťových institucí (knihovny, muzea, archivy) tomu tak ve většině případů zatím není. Když už svou publikační činnost zveřejňují, činí tak zpravidla prostřednictvím webových stránek. Tento přístup je sice levný, rychlý a nenáročný, je zároveň velice krátkozraký. Dokumenty na webových stránkách nejsou chráněny z pohledu dlouhodobého uchování, jsou ukládány často nesystémově, nejsou dohledatelné (chybí např. metadata, není jasné, v které rubrice jsou apod.) a zároveň vznikají často duplicity, tedy že je dokument např. vystaven na více místech apod.

Považujeme-li publikovanou a nepublikovanou produkci paměťových institucí za významné dokumenty, které je nutné uchovávat, nabízí se možnost inspirovat se od VŠ a vědeckých institucí a využívat ke sběru, archivaci, ochraně a zpřístupnění digitální repozitář.

Digitální repozitář
Definice [Cubr, 2003-] není na první pohled nijak objevná, říká to, co by člověk od digitálního repozitáře očekával, tedy že jde o nějaký informační systém určený k digitální archivaci, nebo-li zajišťuje uložení, ochranu, integritu, autenticitu a zpřístupnění digitálních dokumentů. Je však důležité si uvědomit, že toto všechno zajišťuje s ohledem na dlouhodobý horizont.

Digitální repozitáře mohou být buď institucionální (obsahem je produkce jedné instituce), oborové (obsah je vymezen předmětově), víceoborové (multidisciplinární) či sdílené, kdy jedna instalace slouží jako repozitář pro vícero institucí. Příkladem sdíleného repozitáře může být třeba Digitální repozitář NUŠL.

Repozitáře mohou obsahovat publikované i nepublikované dokumenty (šedá literatura), které mohou být textové, obrazové, audiovizuální. 

Typické instituce s repozitářem
Jak již bylo řečeno, typickými uživateli digitálních repozitářů jsou univerzity a vědecké organizace. V případě České republiky tomu není jinak a již dnes máme několik repozitářů, které splňují dokonce požadavky na otevřenost.

Ukázkou digitálního univerzitního repozitáře, který slouží jako uložiště diplomových prací společně s vědeckou produkcí instituce je například Digitální knihovna Univerzity Pardubice. Naopak na Univerzitě Tomáše Bati ve Zlíně se rozhodli tyto dva typy produkce oddělit a diplomky mají svůj repozitář a vědecké publikace také. Dalším velice známým příkladem digitálního univerzitního repozitáře je repozitář Absolventů a závěrečných prací Masarykovy univerzity.

Co se týče výzkumných ústavů, příkladem je systém ASEP Akademie věd České republiky, který slouží jako systém informací o publikační činnosti, tedy jako systém bibliografických záznamů. Ovšem od 2. ledna 2012 je možné k bbg. záznamům ukládat také plné texty. Pokud není plný text veřejně dostupný, je možné pomocí formuláře vyžádat od autora kopii plného textu.

Netypické instituce s repozitářem
Digitální repozitáře v ostatních paměťových institucích jsou stále spíše netypické. Že ale mají smysl bych ráda demonstrovala na několika příkladech.

Národní technická knihovna - Institucionální digitální repozitář NTK
Institucionální digitální repozitář NTK buduje od roku 2010. Stojí na systému Invenio (verze 1.0.0) a slouží jako studijní knihovna výzkumu vývoje NTK. V současné době obsahuje cca 500 záznamů, u většiny je připojený i plný text, který ovšem není vždy veřejně dostupný. U záznamů je možné omezit přístupnost pouze pro zaměstnance NTK – např. interní dokumenty, které je nutné dlouhodobě uchovávat, nebo které obsahují neveřejné informace apod. IDR obsahuje konferenční materiály, zprávy, propagační materiály, školící materiály, dokumenty informační povahy a autorské práce. Ukládání a zpřístupňování se řídí směrnicí ředitele NTK č. 6/2012 o vlastnických právech k výsledkům základního výzkumu, aplikovaného výzkumu nebo experimentálního vývoje a způsobu jejich ochrany a o změně směrnice č. 1/2011 o publikační činnosti zaměstnanců NTK a právech k výsledkům VaVal, která je v IDR také veřejně dostupná.

Příkladem muzejí, která mají vlastní digitální repozitář, je American Museum of Natural HistoryNational Museum of Ethnology. Tyto dva repozitáře stojí na open source softwaru pro správu digitálního repozitáře DSpace a slouží oběma muzeím pro ukládání a zpřístupňování především výzkumných výstupů - papery, paměti muzejí, bulletiny, zprávy, komerční publikace atd.

…kde jinde mají repozitář? 
Ukázkou toho, že se dá digitální repozitář také využít i v komerční sféře, či pro jiné účely je portál Steelcase Stories. Firma Steelcase, která se zaměřuje na výrobu kancelářského nábytku, ke svému 100. výročí založila repozitář, který obsahuje řadu příběhů a milníky v průběhu vývoje firmy. Jednotlivé záznamy může přidávat kdokoliv pomocí jednoduchého formuláře - sama firma k tomu hned na úvodní stránce vybízí. Portál stojí na systému DSpace a vcelku patrný je rozdíl v grafice, kde je vidět, že pokud má instituce dostatek financí, může i digitální repozitář vypadat velice přívětivě.
Jiným příkladem využití systémů pro budování digitálních repozitářů je např. brazilský portál SBI Café

Proč ano? (výhody)
Repozitář jako výkladní skříň. → Je vidět, co konkrétní instituce dělá, čím se zabývá, co produkuje – repozitář může být dokladem činností pro zřizovatele, informačním kanálem pro veřejnost. Viditelné výsledky mohou zvyšovat prestiž instituce i oboru! Běžným obrazem knihovníka je, že sedí za pultem, dělá pššt a nebo si čte, běžným obrazem pracovníka muzea je, že sedí na židličce a hlídá, zda batohem nešmrdláte po exponátech, běžných obrazem archiváře je že skladuje a neustále někam přesouvá, pošupuje tuny nepotřebných papírů... Takto nás, pracovníky paměťových institucí, většinou vidí veřejnost. Repozitář však umožňuje ukázat i jinou stránku našich profesí. Ukazuje výsledky činností, které dokazují, že paměťové instituce dělají například i vědu, že zaměstnávají odborníky na konkrétní oblasti a že tito lidé mají co říct a čím obohatit společnost.

Repozitář jako paměť paměťové instituce. → U uchování dokumentů není důležité jen to, že jsou někde uloženy, ale především to, zda jsou uloženy a chráněny v dlouhodobém horizontu. Toto je důležitou vlastností digitálních repozitářů - zjednodušeně, že uchovají digitální informaci tak, aby bylo možné ji zobrazit i za 10, 20 let. Pro většinu lidí jsou důležité plné texty, je ale také nutné si uvědomit hodnotu metadat – co dokážeme přečíst a popsat dnes, nemusí být stejné za 10 let.

Repozitář jako důvod ke změně. → S tvorbou IR je nutné nastavit nové procesy ve fungování instituce – např. musí vzniknout institucionální politika/směrnice upravující publikační činnost zaměstnanců, mění se také způsob přístupu instituce k ne/zveřejňování vlastní produkce apod.

Repozitář jako nástroj pro komunikaci vlastních dokumentů. → Nejen ochrana a uložení, ale i zpřístupnění a možnost sdílení (harvestování dalšími nástroji, např. NUŠLem). Repozitář dále může fungovat jako důvěryhodné úložiště pro ty dokumenty, které instituce musí ze zákona zveřejňovat (výroční zprávy, výsledky výzkumných projektů atd.).

Repozitář jako brána do světa. → Repozitář umožňuje či zefektivňuje transfer informací za hranice instituce,.Ukázka toho, co dělají, upevňuje pozici instituce nejen na národní, ale i mezinárodní úrovni a přináší možnost navázání spolupráce na základě těchto viditelných výsledků.

Jak ano? 
Na proces budování repozitáře se mohou skeptici koukat jako na soubor nevýhod, které člověku pouze otravují život. Já bych tyto nevýhody raději převedla na jednotlivé kroky, které jsou na cestě k fungujícímu institucionálnímu repozitáři potřeba udělat.

Potřebujete lidi → Především potřebujete jejich znalosti a čas (práci).

Potřebujete politiku → Budování repozitáře nestojí pouze na schopnosti nainstalovat vhodný software, ale je nutné jej ukotvit v systému fungování instituce např. nějakou institucionální politikou, která vymezí, co je povinné ukládat, kdo za toto nese odpovědnost, kdo má k čemu jaká práva a případně tato práva rozšířit nějakou licencí (např. Creative Commons atd.).

Potřebujete hardware → Vcelku logicky potřebujete počítač/server, na kterém repozitář poběží. Dále je nutné přemýšlet také nad způsobem zálohování dat → kam s nimi atd.

Potřebujete software → Existují v podstatě 2 varianty - komerční software (Digitool) nebo open-source (DSpace, Invenio, ePrints). Repozitář je možné spojit s knihovním systémem/systémem pro sběr informací o publikační činnosti (Invenio/ASEP).

Jde to i jinak
Všechny předchozí kroky nejsou jednoduché a přináší instituci i jistou finanční zátěž.

Pokud nemáte lidi, kteří by byli schopni pracovat na projektu budování repozitáře, ale jste schopni vyčlenit alespoň 1(2) pracovníka na ukládání dokumentů (např. zaměstnance knihovny), nebo pokud nemáte peníze na software či hardware, můžete pro ukládání, zpřístupnění a archivaci (pouze některých druhů) šedé literatury využít např. jednu z variant spolupráce s NUŠL → vytvoření vlastní (institucionální) sbírky v Digitálním repozitáři NUŠL. Tato služba je institucím poskytována zdarma.

NUŠL zajišťuje archivaci plných textů a částečně i metadat (těch, které jsou v NUŠL zveřejňovány v metadatových záznamech), garantuje prohledatelnost dokumentů a zároveň rozšíření viditelnosti i do zahraničí, neboť je jeho obsah harvestován evropským systémem pro sběr šedé literatury OpenGrey.


Použitá literatura
CUBR, Ladislav, HAVLOVÁ, Jaroslava. Digitální repozitář. In: KTD: Česká terminologická databáze knihovnictví a informační vědy (TDKIV) [online]. Praha : Národní knihovna ČR, 2003- [cit. 2012-11-22]. Dostupný z WWW: <http://aleph.nkp.cz/F/?func=direct&doc_number=000014292&local_base=KTD>.

DROZDA, Jiří. Šedá literatura na VUGTK. In 5. ročník Semináře ke zpřístupňování šedé literatury 2012 [online]. 23.10.2012 [2012-11-24]. Dostupný z WWW: <http://nusl.techlib.cz/images/Drozda_prezentace_2012_CZE.pdf>.

MARVANOVÁ, Eva. Paměťová instituce. In: KTD: Česká terminologická databáze knihovnictví a informační vědy (TDKIV) [online]. Praha :Národní knihovna ČR, 2003- [cit. 2012-11-22]. Dostupný z WWW: <http://aleph.nkp.cz/F/?func=direct&doc_number=000003482&local_base=KTD>.

Žádné komentáře:

Okomentovat